Organización de viajes de familiarización y similares

On 15 octubre, 2010 by DavidMora

La labor de un consultor turístico contempla, afortunadamente, una gran variedad de tareas y proyectos diferentes. Dado que la división de turismo de Cegos ha trabajado tradicionalmente para Administraciones Públicas, la mayoría de los proyectos nos acercan a técnicos y políticos vinculados al sector turístico de los diferentes niveles administrativos: desde un pequeño Ayuntamiento hasta un Gobierno Nacional, pasando por Comarcas y Mancomunidades, Diputaciones o Comunidades Autónomas.

Uno de los trabajos más divertidos o enriquecedores puede ser la organización de viajes de prensa, de familiarización o de prospección. En mi etapa en Turespaña o desde que trabajo en consultoría, he tenido la fortuna de organizar y coordinar varios viajes de estas características. Sin pretender ser dogmático ni dar una clase magistral al respecto, puesto que muchas de estas ideas son de sentido común, y que hay profesionales que de esto saben mucho más que yo, me gustaría dar algunos consejos o ideas para conseguir que el viaje sea un éxito:

  1. Conocer lo antes posible el perfil de asistentes: Si no sabes qué tipo de profesionales vendrán al viaje, difícilmente podrás ofrecerles lo que esperan. En algunos casos los viajes son gratuitos, en otros los asistentes pagan una parte del viaje. En cualquier caso, se ha de ofrecer la máxima calidad y profesionalidad.
  2. Seleccionar bien el destino: En función del tipo de asistentes, se deberá seleccionar el destino más adecuado. Si se trata de empresarios turísticos, deberemos buscar destinos en los cuales el sector esté estructurado y sea dinámico. Si se trata de técnicos turísticos públicos, buscaremos micro o madrodestinos que se caractericen por la estructuración de los recursos, coordinación con el sector privado o posicionamiento. También, si hay asistentes vinculados a diferentes subsectores turísticos (rural, ornitológico, sol y playa, etc.) tratemos de que haya información o reuniones de interés para todos.
  3. Seleccionar fechas: Es fundamental elegir fechas adecuadas en base a diferentes criterios: si es temporada alta o baja en el destino, podemos encontrarnos con dificultades para encontrar alojamiento a buen precio o, por el contrario, encontrarnos un destino “muerto”. Por supuesto que la climatología es fundamental para poder disfrutar de los 2/3 días de viaje. En este sentido, los meses de abril, mayo y octubre pueden ser los más adecuados. Tratar además de evitar la coincidencia con grandes ferias turísticas o similares que puedan limitar la asistencia de potenciales interesados. Si, por ejemplo, montamos un viaje con bodegueros interesados en conocer un destino con un cierto desarrollo enoturístico, lógicamente deberemos evitar los meses de vendimia.
  4. Buscar un contacto local: Por mucho que podamos conocer el destino del viaje, siempre es positivo o incluso imprescindible, contar con un contacto local que nos aporte ideas creativas, diferentes u originales. Esto cobra aun mayor relevancia si el destino del viaje es un país extranjero. En tal caso se pueden buscar consultores especializados que diseñen el programa a partir de nuestras pautas. También podemos contar con las oficinas españolas de turismo en el extranjero. A pesar de que no es ésta su función específica, pueden ayudar y mucho. También se positivo contar con una agencia de viajes especialista en el destino, puesto que su conocimiento nos facilitará la selección de hoteles, restaurantes, tener en cuentan los desplazamientos entre reunión y reunión, etc. También si todos los suministros se realizan a través de una agencia receptiva, se facilita el pago a la institución que organice el viaje.
  5. Aunque parezca obvio, buscar las comunicaciones aéreas más económicas: Si los pasos anteriores se van consolidando a tiempo, podremos realizar reserva de vuelos con compañías de bajo coste a precios muy económicos. Evidentemente siempre habrá algún asistente confirmado que no venga y alguno que se apunte a última hora, pero en términos generales ahorraremos mucho dinero.
  6. Realizar un viaje previo: Si el presupuesto lo permite, recomiendo realizar un viaje previo para conocer de cerca los hoteles, verificar restaurantes y menús, dar a conocer los objetivos del viaje a las personas y entidades que recibirán al grupo, etc.
  7. Enviar el programa con antelación, detallado y con enlaces web complementarios: Aunque lo más probable es que nadie lo lea, permite que los asistentes realicen sugerencias, críticas, etc. y así, modificar el programa.
  8. Durante el viaje, tratar de hablar con todos los asistentes, para conocer sus opiniones, quejas, sugerencias, etc. Si el viaje se desarrolla en un país extranjero, previamente deberemos conocer si todos los asistentes conocen el idioma. Si no es así y lo permite el presupuesto, deberemos gestionar un traductor para las presentaciones o reuniones más relevantes. En todo caso, tratemos de cuidar a todos los asistentes.
  9. No perder a ningún asistente: Hemos de tener claro que, como coordinadores del viaje estamos “de guardia” las 24 Horas. Eso quiere decir que, a pesar de que podamos tener algún momento de relajación, hay que mantener siempre un cierto nivel de tensión: que no se pierda ningún asistente, que no generen problemas dentro del grupo o con los entrevistados, etc.
  10. Retroalimentación: Al finalizar el viaje, recopilar los contactos de todos los asistentes con el fin de hacerles llegar las conclusiones del viaje, presentaciones o materiales recibidos, fotografías, cuestionario de satisfacción, etc. Evidentemente para ello podemos hacer uso de herramientas en la “nube”, como Flickr, drop.io, Facebook, etc.Cómo organizar un viaje de familiarización

Dejémoslo en un decálogo. Aunque es evidente que hay más detalles o medidas de utilidad creo que estas ideas pueden ayudar a aquellas personas que se enfrente por primera vez a un reto de estas características.

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